“DiM: From project to product – steps and stops for the pathway…”

25 — Maddalena Toscano

Now, last but not least, Maddalena Toscano is a former researcher and teacher at UNIOR. She worked in the field of Bantu languages and literatures, mainly dealing with Swahili and Zulu languages She wrote about Swahili lexicography and Zulu morphogical structures.

She had experience in various SOCRATES projects. She was the main coordinator of the C.A.M.E.E.L. (Computer Applications to Modern Extra-European Languages) project, which results were included in a chapter  of  the ACO-HUM (Computing in Humanities) project report. A product of the project is UWAZO – Swahili-Italian on line dictionary, which is now being updated thanks to the conjunct support of UNIOR and  of ISMEO, of which professor Rossi is  the president.

She was also the main coordinator of the Comenius project T.I.M.E for Teachers (Tools in Multicultural Education) which report is available in pdf format from the UNIOR OPAR.

She was the local coordinator of the EVLANG project, which aims at introducing a multicultural and  multilingual awareness in the language teaching in primary schools.

From the EVLANG project came an interesting experience about language perception among primary school children. It was from an indication of prof. Rossi and the conversation about the EVLANG experience that Maddalena cooperation with Di.M. Project began.

Maddalena guided me, she encouraged me and she taught me how to be a project coordinator.  Her contribution could be useful to all those who are interested or would like to take part in a European project. She really was extremely helpful, as I had no clue how to be a coordinator at the beginning of this project. I now give the floor to professor Maddalena Toscano.

Goodmorning everyone. First of all, I would like to thank Lia for inviting me to participate in this project and I would also like to thank all those who collaborated to make this event possible.

When Lia started talking to me about this project, our first topic of conversation was obviously what was the object of the project, namely the construction of a multilingual dictionary that can be used online.

As a person with computerized lexicography skills, I started thinking about what aspects to consider when building a dictionary. That is elements of the macrostructure (such as the languages involved, the type of users, the size, sources, access to corpus, etc.) and elements of the microstructure, i.e. how to build the structure of an entry, the extraction of data, the type of output (paper or electronic), search options, etc. And finally, of course, the instructions to pass to the person who has to build the DATABASE (a particularly treacherous topic which I will not mention in this context).

But, as we talked to each other, at a certain point, we realized that the topic of the content was going more and more in the background, also because it had been fairly defined (or so we thought), and the topics of our meetings concerned more and more aspects of managing a project rather than the content itself.

It was at this point in our meetings that I realized I was converting from my initial role as a lexicography consultant to a more, so to say, first aid role in the management of a European project for a first-time coordinator.

This situation took me back to the time of my first experiences, both as a coordinator and as a partner of a European project, and so I found myself having to transform the stories of my memories into a sort of “Quick guide for the coordinator of a project European – Tips for Survival “.

I therefore began to retrace the phases and salient moments that one goes through during the experience of participating in a European project.

Generally, the first step is to convert the idea that the designer has in mind into a descriptive form that can be inserted in a specific form.  Normally this step, even if it requires a lot of concentration, does not present great difficulties. Whoever writes the project will certainly have had to ask for the approval of the school head, will have talked about it with colleagues, will have an idea of the partners with whom he can interact and from whom he must have information. But the first result of his initial work, which is being able to submit the project in time for the deadline, depends mainly on him.

But, once the submitted project is approved, this peaceful scenario changes completely and the coordinator suddenly finds himself in a completely new situation, for which he has no experience and for which he has had little or no preparation.

Generally, whoever presents a European project is a teacher accustomed to relating not only to students but also to his school head, colleagues and administration staff. He is therefore used to moving in an environment that is quite known to him and in a somewhat consolidated manner. But, as a coordinator, he suddenly finds himself catapulted into a completely different scenario and one to which he must be able to adapt quite quickly.

For the body that announced and approved the project, the coordinator is the responsible person, the counterparty with which the body relates.

The coordinator is therefore the person responsible to the institution that approved the project, but is also responsible to the school head at the same time.

The relationship with local colleagues can also change: some may be willing to cooperate, others may perhaps show less enthusiasm than the initial one.

Particular attention should also be paid to the relationship with the administration. Administration staff often find themselves faced with a mass of work for which they have not been consulted and for which they have not really been adequately trained. It probably has to do with a series of rules and a completely new form (sometimes there are problems with translation of particular terms or acronyms) and the instructions are not always transparent.

In addition to reconsidering relations with his work environment, which he knows quite well, the new coordinator will probably have to activate new contacts with local partners he may already know a little, and, more importantly, he will also have to start activities with the foreign partners, who, however, he probably knows very little.

The coordinator then finds himself dealing with different people who have different functions and different roles, and each of them has probably his own idea of the project, ie what the result should be, the final product and how to get it. The coordinator must in fact relate:

  • with the Erasmus office
  • with the school head
  • with colleagues in his Institute
  • with the administration
  • probably with local partners
  • certainly with foreign partners.

We therefore see that there are a number of actors involved whose action should converge on a single result or final product. The problem is that each of them probably has a different idea or attitude towards what should be a shared project. But these differences with respect to the final product or the way to achieve it do not emerge immediately: they emerge gradually in the course of the work.

The challenge at this point for the coordinator is: how to ensure that each partner can work to the best of their ability without ending up distorting the project or even not having the result for which the agreement was signed. For the coordinator it is therefore really a commitment not to lose the coordinates of the project.

Here are a series of considerations to take into account in order to work in peacefully and also satisfactorily.

In this phase, strangely, the bureaucratic aspect can be a sort of help, a kind of directional beam that helps to keep the course towards the final half. Therefore, while in the initial phase of the project we used the forms to fill in the application, the guidelines and the forms that will be used to report on the work that has been done can be a useful tool for keeping the work in progress in the right direction.

It is therefore advisable to carefully study the documentation and forms relating to the final report and share it with the partners and always keep in mind the key points:

  • what is described as a product, as a final resul
  • what is the documentation to attach or to keep and exhibit on request
  • prepare the budget to be presented, with the eligible expenses and to be reported, as
    well as the costs to be co-financed
  • the drafting of a final report
  • dissemination events, like this one we are participating in
  • the possible outcomes of the project

These are all elements that must be kept in mind during the running of the project.

Another important element to consider are the working groups. A European project foresees the participation of various partners who must form an organized and functioning group in a short time.

What are the elements to consider for this to happen? A little considered aspect may be the vocabulary with which we speak. I remember that once we had to build a working lexicon because some terms, in the passage from one language to another, would have acquired an ambiguous meaning and this obviously affected the effectiveness of communication.

Another important aspect is knowing the position of the person within his own institution. That is, the person who participates in the group and who makes choices, makes commitments within the work group, what does he do when he returns to his institution? That is, once he returns to his institute, does this person only act as an ambassador, that is, does he report what has been said, or is he also able to implement it? This makes a big difference.

Another very important element to take care of is the element of documentation of the work that is done. Often the coordinator does not realize that much of his work occurs through oral forms of transmission. That is, we talk to each other, discuss, take decisions, exchange messages or phone calls. However, little trace remains of all this. So a good practice is to continuously keep a written record of what has been done, what has been said. So basically it is preferable to use email and not the telephone. And, if you have used a mobile phone or messaging, it is preferable every time to write an email with a sort of summary of what happened (we agreed that….). In this way the writer can keep documentation of his part of the work.

Finally, one of the most important aspects remains, namely how much flexibility to allow and how much rigor to exercise with respect to what was the initial idea of the project and what is actually feasible, obviously respecting the general contents and broad lines of the project.

Obviously, to describe what you want to do is different from having to do it, to put it into practice. What can be the margins of adaptation, of acceptable changes not only from the bureaucratic point of view, ie documentation, but also in consideration of the work process, of the process of building a product, of a result that must be built together?

Perhaps this is where one of the most important aspects of the European project experience lies; at some point we realization that as important as the final product is the pathway by which we get to it.
How much availability, how much openness, how much mediation, how much communication, how much listening is necessary for a group of people who have come together to achieve a result to reach their goal. What really emerges in the end is that to achieve this goal they had to rely on their professional skills but above all to make use of their personal resources and qualities.

Finding ourselves in a new work situation but with a shared goal, considering what the difficulties and obstacles were and what resources and strategies we used to succeed in our intent is for me the true result of the experience of participating in a European project.


25 — Maddalena Toscano

Ed ora, dulcis in fundo, la professoressa Maddalena Toscano, di cui abbiamo già ampiamente parlato. L’ha presentata in un certo qual modo anche la professoressa Aiello. Ve la presento molto in breve: la professoressa Toscano è una ex ricercatrice e docente presso l’UNIOR, l’Orientale. Ha lavorato nel campo delle lingue e letterature Bantu, occupandosi principalmente di lingue Swahili e Zulu. Ha scritto di lessicografia Swahili e di strutture morfologiche Zulu. Ha avuto esperienza, come abbiamo già sentito, in diversi progetti europei Socratess ed è stata la coordinatrice principale del C.A.M.E.E.L. (Computer Applications to Modern Extra-European Languages) i cui risultati sono stati inclusi in un capitolo della relazione del progetto ACO-HUM (Computing in Humanities). Il prodotto di questo progetto è s UWAZO, spero di aver pronunciato bene, dizionario Swahili-Italiano Online, che ora è in fase di aggiornamento, grazie al supporto congiunto di UNIOR ed ISMEO, di cui il professor Rossi è presidente. Inotlre, è stata anche coordinatrice principale del progetto Comenius T.I.M.E for Teachers (Tools in Multicultural Education), il cui rapporto è disponibile in formato PDF da UNIOR OPAR. E’ stata la coordinatrice locale del progetto EVLANG, un progetto a cui mi sono ispirato anch’io, anche noi del DiM Project, proprio su consiglio della professoressa Toscano, il cui progetto mira proprio a introdurre una consapevolezza multiculturale e multilingue nell’insegnamento delle lingue nelle scuole primarie ma non solo. Dal progetto EVLANG è sta una interessante esperienza sulla percezione della lingua tra i bambini della scuola primaria. E’ stata dietro indicazione del professor Adriano Valerio Rossi e la conversazione sull’esperienza EVLANG che Maddalena ha iniziato a collaborare con il DiM Project. Che dire della professoressa Toscano, è stata la mia guida. è stata soprattutto la mia confidente nei tanti momenti di sconforto e ha cercato, non so se ci è riuscita, forse in parte sì, ad insegnarmi come si coordina un progetto. E il suo intervento è una vera e propria guida per tutti coloro che si interessano o vorrebbero avvicinarsi ai progetti europei. Davvero è stata utilissima perché io non avevo nessuna idea di come si potesse coordinare un progetto europeo. Passo la parola alla professoressa Maddalena Toscano.

Buongiorno a tutti. Desidero per prima cosa ringraziare Lia per avermi invitato a partecipare a questo progetto e desidero ringraziare anche tutti quelli che hanno collaborato affinché questo evento fosse possibile.
Quando Lia ha cominciato a parlarmi di questo progetto il nostro primo argomento di conversazione è stato ovviamente quello che era l’oggetto del progetto, ossia la costruzione di un dizionario multilingue fruibile on-line.

Come persona con competenze di lessicografia computerizzata ho cominciato a pensare a quelli che sono gli aspetti da considerare nella costruzione di un dizionario. Ossia elementi della macrostruttura (quali le lingue coinvolte, il tipo di utenti, la dimensione, fonti, accesso ad corpus, eccetera) e elementi della microstruttura, ossia come costruire la struttura di una voce, l’estrazione dei dati, il tipo di uscita (cartaceo o elettronico), le opzioni di ricerca, ecc. E infine, ovviamente, le istruzioni da passare alla persona che deve costruire il DATABASE (argomento particolarmente infido ma che non tratterò pertinente in questo contesto).

Ma, man mano che ci parlavamo, ad un certo punto, ci siamo rese conto che l’argomento del contenuto andava sempre più in secondo piano, anche perché era stato abbastanza definito (o almeno così pensavamo), e gli argomenti dei nostri incontri riguardavano sempre più aspetti della gestione di un progetto più che non del contenuto stesso.

È stato a questo punto dei nostri incontri che io mi sono resa conto che mi stavo convertendo dall’iniziale ruolo di consulente di lessicografia ad un ruolo più, come dire, di primo aiuto nella gestione di un progetto europeo per un coordinatore alle prime esperienze. Questa situazione mi ha riportato indietro al tempo delle mie prime esperienze, sia come coordinatore sia come partner di un progetto europeo, e mi sono così ritrovata a dover trasformare i racconti dei miei ricordi in una sorta di “Guida rapida per il coordinatore di un progetto europeo – Suggerimenti per la sopravvivenza”.
Ho cominciato quindi a ripercorrere le fasi e i momenti salienti che si attraversano nel corso dell’esperienza di partecipazione ad un progetto europeo.
In genere il primo passo è convertire l’idea che il progettista ha in mente in una forma descrittiva che possa essere inserita in una apposita modulistica.
Normalmente questo passaggio, anche se richiede molta concentrazione, non presenta grosse difficoltà. Chi scrive il progetto sicuramente avrà dovuto chiedere l’approvazione del capo d’istituto, ne avrà parlato con dei colleghi, avrà un’idea dei partner con cui può interagire e dai quali deve avere informazioni. Ma il primo risultato di questo suo lavoro iniziale, che è riuscire a presentare il progetto in tempo per la scadenza, dipende principalmente da lui.
Ma, una volta che il progetto presentato viene approvato, questo scenario tranquillo cambia completamente e il coordinatore si trova all’improvviso in una situazione completamente nuova per lui, per la quale non ha esperienza e per la quale ha avuto poca o nessuna preparazione.
In genere chi presenta un progetto europeo è un docente abituato a relazionarsi, oltre che con gli studenti, con il suo capo d’istituto, con i colleghi, con il personale dell’amministrazione. È abituato quindi a muoversi in un ambiente per lui abbastanza conosciuto e con modalità alquanto consolidate. Ma, in qualità di coordinatore, si trova all’improvviso catapultato in uno scenario completamente diverso e al quale deve riuscire ad adattarsi abbastanza rapidamente.
Per l’ente che ha bandito e approvato il progetto il coordinatore è la persona responsabile, la controparte con la quale l’ente si relaziona.
Il coordinatore è quindi la persona responsabile verso l’ente che ha approvato il progetto, ma è anche al tempo stesso responsabile verso il capo d’istituto.

Anche la relazione con i colleghi locali può cambiare: alcuni possono essere disponibili a cooperare altri magari possono dimostrare meno entusiasmo di quello iniziale.
Una particolare attenzione va posta inoltre alla relazione con l’amministrazione. Il personale dell’amministrazione spesso si trova di fronte ad una mole di lavoro per il quale non è stato consultato e per il quale non ha veramente avuto una preparazione adeguata. Probabilmente ha a che fare con una serie di norme e una modulistica completamente nuova (a volte ci sono problemi di traduzione in termini o in sigle particolari) e le istruzioni non sempre sono trasparenti.

Oltre che riconsiderare le relazioni con il suo ambiente di lavoro, che conosce abbastanza bene, il nuovo coordinatore dovrà probabilmente attivare nuovi contatti con partner locali che magari conosce già un po’, e, cosa più importante, dovrà inoltre far partire le attività con i partner stranieri, che però probabilmente conosce poco.

Il coordinatore si ritrova quindi ad avere a che fare con diverse persone che hanno diversi funzioni e diversi ruoli, e ognuno di loro ha probabilmente una sua idea del progetto, ossia di

quale difatti 1. 2. 3. 4. 5. 6.

deve essere il risultato, il prodotto finale e di come ottenerlo. Il coordinatore deve relazionarsi:

con l’ufficio Erasmus
con il capo d’istituto
con i colleghi nel suo Istituto con l’amministrazione

probabilmente con dei partner locali

sicuramente con i partner stranieri.
Vediamo dunque che ci sono un certo numero di attori coinvolti la cui azione dovrebbe convergere su un unico risultato o prodotto finale. Il problema è che probabilmente ognuno di loro ha una idea o un atteggiamento diverso rispetto a quello che ne ha il coordinatore. Ma queste diversità rispetto al prodotto finale o al modo di raggiungerlo non emergono subito: emergono man mano nel corso del lavoro.
La sfida a questo punto per il coordinatore è: come fare in modo che ogni partner possa lavorare al meglio delle proprie possibilità senza però finire per snaturare il progetto o addirittura per non avere il risultato per il quale è stato firmato l’accordo. Per il coordinatore si tratta dunque veramente di un impegno a non perdere le coordinate del progetto.
Qui ci sono una serie di considerazioni di cui tener conto per poter lavorare in serenità e anche con soddisfazione per proprio lavoro.
In questo fase stranamente può venire in aiuto l’aspetto burocratico,che può essere una sorta di aiuto, una specie di faro direzionale che aiuta a mantenere la rotta verso la metà finale. Dunque, mentre nella fase iniziale del progetto ci siamo serviti della modulistica per compilare la domanda, la modulistica che servirà per relazionare sul lavoro che si è svolto può essere un utile strumento per il lavoro in corso.

È opportuno quindi studiare bene la documentazione e la modulistica relativa alla rendicontazione finale e condividerla con con i partner per avere sempre presente i punti chiave:

  1. che cosa viene descritto come prodotto, come risultato finale
  2. qual è la documentazione da allegare o da conservare ed esibibile a richiesta
  3. predisporre il bilancio da presentare, con le spese ammissibili e da rendicontare,
    nonché i costi da mettere a cofinanziamento
  4. la stesura di un report finale
  5. gli eventi di disseminazione, come questo a cui stiamo partecipando
  6. le possibili ricadute del progetto

Sono tutti elementi che vanno tenuti presente in corso d’opera.

Un altro elemento importante da considerare sono i gruppi di lavoro. Un progetto europeo prevede la partecipazione di vari partner i quali si devono costituire in un gruppo organizzato e funzionante in breve tempo.
Quali sono gli elementi da considerare perché questo avvenga? Un aspetto poco considerato può essere il lessico con cui ci si parla. Io ricordo che una volta abbiamo dovuto costruirci un lessico di lavoro perché alcuni termini, nella passaggio da una lingua all’altra potevano acquisire un significato ambiguo e questo ovviamente influiva sull’efficacia della comunicazione.
Altro aspetto importante è conoscere la posizione della persona che si ha di fronte all’interno della sua istituzione. Ossia, la persona che partecipa ai lavori e che fa delle scelte, prende degli impegni all’interno del gruppo di lavoro, che cosa fa quando rientra nella sua istituzione? Ossia, una volta che torna nel suo istituto questa persona fa solo da ambasciatore, cioè riporta quello che è stato detto, o è anche in grado di metterlo in atto? Questo fa una grande differenza.
Un altro elemento molto importante da curare è l’elemento della documentazione del lavoro che si fa. Spesso il coordinatore non si rende conto che molto del suo lavoro avviene attraverso forme di trasmissione orali. Cioè ci si parla, ci si confronta, si discute, si scambiano messaggi o telefonate. Di tutto questo resta però poca traccia. Quindi una buona prassi e di tenere continuamente traccia scritta di ciò che si è fatto, di ciò che si è detto. Quindi fondamentalmente è preferibile usare le mail e non il telefono. E, se si è usato il telefonino o una messaggistica, è preferibile ogni volta scrivere una mail con una sorta di riassunto di quanto accaduto (abbiamo convenuto che….). In questo modo chi scrive può conservare documentazione della propria parte di lavoro.
Resta infine uno degli aspetti più importanti, ossia quanta flessibilità concedersi e quanto rigore esercitare rispetto a ciò che era l’idea iniziale del progetto e ciò che è effettivamente fattibile, rispettando ovviamente i contenuti generali e le grandi linee del progetto. Ovviamente una cosa è descrivere ciò che si vuole fare e altro diventa il farlo, il metterlo in pratica. Quali possono essere i margini di adattamento, di modifiche accettabili non solo dal punto di vista burocratico, ossia della documentazione, ma anche in considerazione del processo di lavoro, del processo di costruzione di un prodotto, di un risultato che va costruito insieme?
Forse è qui che c’è uno degli aspetti più importanti dell’esperienza dei progetti europei in quanto ad un certo punto c’è effettivamente un rendersi conto che altrettanto importante del prodotto finale è il processo con il quale ci si arriva.
Quanta disponibilità, quanta apertura, quanta mediazione, quanta comunicazione, quanto ascolto è necessario affinché un gruppo di persone che si sono messe assieme per raggiungere un risultato raggiungano il loro obiettivo. Ciò che veramente emerge alla fine è che per raggiungere questo obiettivo hanno dovuto sì basarsi sulle loro competenze professionali ma soprattutto fare ricorso alle loro risorse e qualità personali.
Il ritrovarsi in una situazione di lavoro nuova ma con un obiettivo condiviso, il considerare quali sono stati gli intoppi e gli ostacoli e a quali risorse e strategie abbiamo fatto ricorso per riuscire nell’intento costituisce per me il vero risultato dell’esperienza di partecipazione ad un progetto europeo.